E-book: Handreiking Zaakgericht Archiveren

e-book zaakgericht archiveren handreikingDit document is bedoeld als handreiking voor iedere overheidsorganisatie die aan de slag wil met zaakgericht archiveren. Het document is tot stand gekomen in co-creatie met verschillende gemeenten, provincies, adviesbureaus en VNG Realisatie (voorheen KING).

 

Aanleiding

De hoeveelheid digitale informatie die een overheidsorganisatie ontvangt, gebruikt, produceert en bewaart is enorm. Met name als het gaat om het bewaren van digitale informatie is er een grote terughoudendheid om informatie te vernietigen in digitale vorm.

Daarom is men zoekende hoe informatie in digitale vorm duurzaam te archiveren is zodat deze in de toekomst terugvindbaar en herbruikbaar is. Dat levert uitdagingen op waarvan de belangrijkste zijn:

  • Wat wel en niet te archiveren?
  • In welke vorm en met welke metagegevens te archiveren?
  • Hoe dat zo te doen dat het resultaat duurzaam toegankelijk en bruikbaar is en ook blijft?

Onder het motto “met een handleiding om een auto te bouwen kun je nog geen auto bouwen” heeft de groep van initiatiefnemers het initiatief genomen om vanuit materiekennis en betrokkenheid tijdens een tweetal bijeenkomsten met elkaar in gesprek te gaan om pragmatische antwoorden te vinden. Dit in combinatie met het in steeds meer organisaties ingevoerde concept Zaakgericht werken, dat direct nauw verbonden wordt met de aanschaf en implementatie van een zaaksysteem. Het is juist de bedoeling om niet in de vorm van een systeemoplossing naar duurzaam archiveren binnen zaakgericht werken te kijken, maar naar een lange termijn organisatorische oplossing en aanpak voor zaakgericht archiveren.

Doel van dit document

Dit document is bedoeld als handreiking voor iedere overheidsorganisatie die aan de slag wil met zaakgericht archiveren. Dit document beschrijft veel onderwerpen die op een organisatie afkomen om de archivering van zaken op een juiste manier uit te voeren met als resultaat gearchiveerde zaakinformatie die duurzaam toegankelijk en herbruikbaar is. Het doel van dit document is het faciliteren en het leggen van de verbinding tussen de informatiemanager en de bestuurder, zodat de dialoog en het gezamenlijk besef ontstaat over het gespreksthema duurzaam organiseren van informatiebeheer.

Betrokken partijen

De volgende partijen hebben bijgedragen aan dit e-book:

  • A3S Informatiebeheeradvies
  • BCT
  • eSpecialisten
  • Gemeente Beek
  • Gemeente Borne
  • Gemeente Horst a/d Maas
  • Gemeente Sudwest Fryslan
  • Gemeente Veldhoven
  • Gemeente Woerden
  • Gemeente Zuidplas
  • Provincie Noord Brabant
  • VNG Realisatie (voorheen KING)